Polityka prywatności

Manager5 Dokument publiczny

Polityka prywatności Manager5

Wersja: 1.0
Data publikacji: 30 lipca 2026 r.
Data wejścia w życie: 1 września 2026 r.

1. Kto odpowiada za dane

Administratorem danych osobowych przetwarzanych na potrzeby prowadzenia serwisu Manager5, obsługi kont, rozliczeń, bezpieczeństwa, kontaktu i wsparcia jest:

TJSOFT SP. Z O.O.
ul. Panewnicka 343C/7
40-774 Katowice, Polska
KRS: 0000646480
NIP: 6342877643
REGON: 365841751
e-mail: kontakt@tjsoft.pl
serwis: https://manager5.com

W sprawach dotyczących prywatności lub realizacji praw związanych z danymi można skontaktować się z nami pod adresem kontakt@tjsoft.pl.

2. Do kogo i do czego odnosi się ta informacja

Ta informacja dotyczy osób, których dane przetwarzamy jako administrator w związku z:

korzystaniem z witryny manager5.com;
założeniem i obsługą konta Manager5;
reprezentowaniem firmy lub innej organizacji będącej klientem Manager5;
zawarciem, wykonaniem i rozliczeniem umowy na usługę Manager5;
kontaktem ze sprzedażą, obsługą lub wsparciem;
bezpieczeństwem usługi, zapobieganiem nadużyciom i dochodzeniem roszczeń;
zarządzaniem zgodami dotyczącymi plików cookie lub komunikacji marketingowej.

Manager5 jest usługą dla firm. Osoba korzystająca z konta w imieniu klienta powinna mieć jego upoważnienie.

3. Dwie role TJSOFT

W zależności od rodzaju danych działamy w jednej z dwóch ról:

Administrator danych – gdy sami ustalamy cele i sposoby przetwarzania danych potrzebnych do prowadzenia Manager5, obsługi konta, rozliczeń, wsparcia, bezpieczeństwa lub spełnienia obowiązków prawnych.
Podmiot przetwarzający – gdy przetwarzamy na polecenie klienta dane wprowadzone przez niego lub jego użytkowników do Manager5, zwane dalej „Danymi Klienta”. W takim przypadku to klient określa cel korzystania z Danych Klienta i co do zasady jest ich administratorem.

Zasady przetwarzania Danych Klienta przez TJSOFT określa umowa na usługę Manager5, w tym jej część dotycząca powierzenia przetwarzania danych. Niniejsza informacja nie zmienia podziału ról ustalonego w tej umowie.

4. Jakie dane przetwarzamy jako administrator

W zależności od relacji z Manager5 możemy przetwarzać:

dane identyfikacyjne i służbowe dane kontaktowe, takie jak imię, nazwisko, stanowisko, rola w organizacji, służbowy adres e-mail i numer telefonu;
dane firmy, konta, planu, zamówienia i uprawnień użytkownika;
dane rozliczeniowe i dotyczące płatności, w tym kwoty, walutę, status płatności i dane dokumentów księgowych;
treść korespondencji, zgłoszeń do wsparcia i ustaleń związanych z obsługą;
informacje o korzystaniu z usługi potrzebne do jej działania i ochrony, w tym informacje o logowaniu, urządzeniu, przeglądarce, zdarzeniach na koncie i próbach naruszenia bezpieczeństwa;
wybory dotyczące plików cookie, komunikacji i zgód;
informacje potrzebne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

Nie prosimy o dane, które nie są potrzebne do określonego celu. Usługa Manager5 nie jest przeznaczona do przechowywania danych, których użycie zostało zabronione w umowie.

5. Skąd otrzymujemy dane

Dane otrzymujemy:

bezpośrednio od osoby, której dotyczą;
od klienta, jego przedstawiciela lub administratora konta, jeżeli tworzy konto albo zarządza dostępem innych osób;
podczas korzystania z witryny i usługi Manager5;
od dostawców obsługujących płatności, komunikację lub inne zamówione funkcje, wyłącznie w zakresie potrzebnym do obsługi danej czynności;
z korespondencji i zgłoszeń kierowanych do TJSOFT.

Jeżeli klient przekazuje nam dane innych osób, odpowiada za posiadanie podstawy do ich przekazania i za przekazanie tym osobom wymaganych informacji.

6. Cele i podstawy prawne

Przetwarzamy dane jako administrator w następujących celach:

6.1. Zawarcie i wykonanie umowy

Dane są potrzebne do utworzenia konta, przedstawienia oferty, przyjęcia zamówienia, świadczenia usługi, obsługi płatności, komunikacji dotyczącej umowy i zakończenia współpracy.

Podstawą jest wykonanie umowy lub podjęcie działań przed jej zawarciem, gdy osoba jest jej stroną, oraz nasz prawnie uzasadniony interes polegający na wykonaniu umowy z klientem za pośrednictwem jego przedstawicieli i użytkowników.

6.2. Rozliczenia i obowiązki prawne

Przetwarzamy dane potrzebne do fakturowania, księgowości, podatków, obsługi wymaganych ewidencji i udzielania odpowiedzi uprawnionym organom.

Podstawą jest obowiązek prawny ciążący na TJSOFT.

6.3. Bezpieczeństwo i zapobieganie nadużyciom

Przetwarzamy dane potrzebne do uwierzytelnienia użytkownika, ochrony kont i danych, wykrywania nadużyć, diagnozowania incydentów i zachowania dowodów istotnych dla bezpieczeństwa.

Podstawą jest nasz prawnie uzasadniony interes polegający na bezpiecznym świadczeniu usługi, ochronie klientów i obronie przed nadużyciami.

6.4. Obsługa i rozwój jakości usługi

Przetwarzamy korespondencję i informacje o działaniu usługi, aby odpowiadać na pytania, rozwiązywać zgłoszenia oraz oceniać jakość i niezawodność Manager5.

Podstawą jest wykonanie umowy albo nasz prawnie uzasadniony interes polegający na zapewnieniu wsparcia i poprawnym działaniu usługi. Jeżeli do analizy wystarczą dane zbiorcze lub anonimowe, korzystamy z takiej postaci danych.

6.5. Roszczenia i zgodność z prawem

Przetwarzamy dane, gdy jest to potrzebne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń, przeprowadzenia kontroli albo wykazania zgodności z obowiązkami.

Podstawą jest nasz prawnie uzasadniony interes polegający na ochronie praw TJSOFT i klientów oraz, gdy ma to zastosowanie, obowiązek prawny.

6.6. Marketing

Komunikację marketingową wysyłamy na podstawie odrębnej zgody, gdy zgoda jest wymagana. Zgoda marketingowa jest dobrowolna i nie jest warunkiem korzystania z podstawowych funkcji Manager5. Można ją wycofać w dowolnym momencie.

6.7. Pomiar witryny i analityka Google

Manager5 stosuje własny pomiar korzystania z publicznej witryny na zasadach opisanych w Informacji o plikach cookie. Skrypt Google Analytics albo Google Tag Manager uruchamiamy dopiero po wyrażeniu odrębnej zgody w oknie analityki. Odrzucenie analityki Google nie ogranicza podstawowych funkcji Manager5 i nie stanowi decyzji dotyczącej odrębnego marketingu.

7. Czy podanie danych jest obowiązkowe

Podanie danych oznaczonych jako wymagane jest konieczne do utworzenia konta, zawarcia lub wykonania umowy, obsługi płatności albo udzielenia odpowiedzi. Bez tych danych możemy nie być w stanie wykonać danej czynności.

Dane wykorzystywane wyłącznie na podstawie zgody są dobrowolne. Brak zgody lub jej wycofanie nie wpływa na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania i nie ogranicza podstawowej usługi, chyba że dana opcjonalna funkcja z natury wymaga takiego przetwarzania.

8. Dane Klienta

Klient decyduje, jakie zgodne z umową Dane Klienta wprowadza do Manager5 i w jakim celu z nich korzysta. W odniesieniu do tych danych:

klient jest administratorem albo innym podmiotem uprawnionym do zlecenia przetwarzania;
TJSOFT przetwarza dane wyłącznie na udokumentowane polecenie klienta, w zakresie potrzebnym do świadczenia usługi;
TJSOFT stosuje odpowiednie środki organizacyjne i techniczne oraz wspiera klienta w realizacji obowiązków określonych w umowie i przepisach;
żądania osób, których dotyczą Dane Klienta, powinny być w pierwszej kolejności kierowane do klienta. TJSOFT pomaga klientowi w ich obsłudze zgodnie z umową.

Klient nie powinien umieszczać w Manager5 danych zakazanych przez umowę ani danych, których nie ma prawa przetwarzać.

9. Odbiorcy i dostawcy usług

Dane mogą otrzymywać, wyłącznie w niezbędnym zakresie:

osoby upoważnione przez klienta;
dostawcy infrastruktury, przechowywania danych, komunikacji, płatności, rozliczeń, wsparcia i bezpieczeństwa;
doradcy prawni, podatkowi, księgowi i audytorzy zobowiązani do poufności;
organy publiczne lub inne podmioty, gdy ujawnienie wynika z prawa lub jest potrzebne do ochrony praw.

Bieżąca informacja o usługodawcach i innych odbiorcach związanych z Manager5 jest dostępna pod adresem https://manager5.com/rules/subprocessors.

Nie sprzedajemy danych osobowych.

10. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Jeżeli korzystanie z określonego dostawcy wymaga przekazania danych poza Europejski Obszar Gospodarczy, stosujemy mechanizm dopuszczony przez prawo, w szczególności decyzję stwierdzającą odpowiedni stopień ochrony albo standardowe klauzule umowne Komisji Europejskiej, oraz dodatkowe zabezpieczenia, gdy są potrzebne.

Aktualne informacje o lokalizacji przetwarzania i zabezpieczeniach związanych z konkretnymi odbiorcami udostępniamy w informacji o usługodawcach i odbiorcach. Kopię odpowiednich zabezpieczeń można uzyskać, kontaktując się z nami; możemy usunąć z niej informacje poufne lub chronione prawem.

11. Jak długo przechowujemy dane

Przechowujemy dane tylko tak długo, jak jest to potrzebne do celu, w którym je zebraliśmy, z uwzględnieniem obowiązków prawnych i potrzeby ochrony roszczeń:

dane konta i współpracy – przez czas trwania relacji z klientem, a następnie przez okres potrzebny do jej rozliczenia i ochrony roszczeń;
dane księgowe i podatkowe – przez okres wymagany przepisami;
korespondencję i zgłoszenia – przez okres potrzebny do obsługi sprawy, zapewnienia ciągłości wsparcia i ochrony roszczeń;
informacje bezpieczeństwa – przez okres proporcjonalny do ryzyka, potrzebny do wykrywania nadużyć, badania incydentów i wykazania bezpieczeństwa;
dane o zgodach – do czasu wycofania zgody, a następnie tak długo, jak jest to potrzebne do wykazania sposobu jej udzielenia lub wycofania;
dane wykorzystywane do marketingu – do wycofania zgody lub skutecznego sprzeciwu, z zachowaniem minimalnej informacji potrzebnej do respektowania decyzji;
Dane Klienta – zgodnie z poleceniami klienta, umową i uzgodnionym procesem zwrotu lub usunięcia danych po zakończeniu usługi.

Po upływie właściwego okresu dane usuwamy albo trwale anonimizujemy, chyba że dalsze przechowywanie jest wymagane prawem.

12. Prawa osób

W zakresie przewidzianym przez RODO osoba, której dane dotyczą, może:

uzyskać dostęp do swoich danych i ich kopię;
żądać sprostowania danych;
żądać usunięcia danych;
żądać ograniczenia przetwarzania;
otrzymać dane w ustrukturyzowanym formacie i przenieść je do innego administratora;
wnieść sprzeciw wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie, a wobec marketingu bezpośredniego – w każdym czasie;
wycofać zgodę w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania;
wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych lub, gdy ma to zastosowanie, do innego właściwego organu nadzorczego.

Informacje o składaniu skarg są dostępne pod adresem https://uodo.gov.pl.

Wniosek można przesłać na kontakt@tjsoft.pl. Możemy poprosić o informacje potrzebne do potwierdzenia tożsamości i ochrony danych przed ujawnieniem osobie nieuprawnionej.

Jeżeli wniosek dotyczy Danych Klienta, należy skontaktować się z klientem, który decyduje o sposobie realizacji wniosku. Przekażemy mu potrzebne wsparcie.

13. Zautomatyzowane decyzje

Nie podejmujemy wobec użytkowników decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nich wpływały.

Możemy automatycznie wykrywać zdarzenia związane z bezpieczeństwem lub nadużyciami. Takie mechanizmy służą ochronie usługi i nie zastępują oceny człowieka, gdy decyzja może istotnie wpłynąć na klienta lub użytkownika.

14. Dane dzieci i osób małoletnich

Manager5 jest usługą biznesową i nie jest kierowany do dzieci. Konta użytkowników powinny być tworzone dla osób upoważnionych do działania w środowisku zawodowym.

Jeżeli klient przetwarza w Manager5 dane dotyczące osoby małoletniej, odpowiada za zgodność takiego przetwarzania z prawem, odpowiednią podstawę prawną, obowiązki informacyjne i ograniczenie zakresu danych. TJSOFT przetwarza takie Dane Klienta wyłącznie jako podmiot przetwarzający i zgodnie z umową.

15. Bezpieczeństwo

Stosujemy środki organizacyjne i techniczne odpowiednie do charakteru danych, sposobu ich użycia i ryzyka. Obejmują one kontrolę dostępu, ochronę kont, ograniczanie uprawnień, kopie bezpieczeństwa, monitorowanie zdarzeń i procedury reagowania na incydenty.

Żadna usługa internetowa nie eliminuje całkowicie ryzyka. Klient i użytkownicy powinni chronić dane logowania, nadawać dostęp wyłącznie upoważnionym osobom i niezwłocznie zgłaszać podejrzenie naruszenia bezpieczeństwa.

16. Zmiany informacji

Możemy aktualizować tę informację, gdy zmienia się sposób przetwarzania, zakres usługi lub prawo. Nowa wersja będzie zawierała datę publikacji i datę wejścia w życie. Zmiana informacji o prywatności nie zmienia samodzielnie praw i obowiązków wynikających z zawartej umowy.

17. Kontakt

Pytania, wnioski i zgłoszenia dotyczące prywatności można kierować na:

kontakt@tjsoft.pl